ZUGFeRD Rechnung online prüfen

Was ist ZUGFeRD?

Eine PDF-Datei.

Ein PDF mit angehängter XML-Datei.

Ein deutsches Format für E-Rechnungen.

ZUGFeRD ist eine Form von elektronischer Rechnung. Es ist ein hybrides Format: einerseits ist es eine normale PDF Datei, andererseits enthält die Datei auch noch Daten in XML, die Computer gut lesen können. Der Name "ZUGFeRD" (nicht zu verwechseln mit "Pferd", oder "Zugpferd") steht dabei als Abkürzung für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". (Offensichtlich ein Beamtenscherz.)
→ Was ist eine XML-Datei?

Das dazugehörige offizielle "Forum", das "Forum elektronische Rechnung Deutschland" (FeRD) erarbeitet dafür in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen die Vorgaben (Spezifikationen) für das abgeleitet benannte ZUGFeRD-Format. Das FeRD-Forum wiederum ist eine Unterorganisation der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV), einem gemeinnützigem Verein bürgerlichen Rechts, der aufgrund eines Beschlusses des Deutschen Bundestages vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) gefördert wird. Aktuelle ZUGFeRD-Version ist die im Mai 2025 veröffentlichte Version 2.3.3 - bald gefolgt von der am 29.10.2025 nachfolgenden Version 2.4.

Wer muss ZUGFeRD nutzen?

Ab dem 1. Januar 2025 wird die Nutzung von elektronischen Rechnungen (sog. "E-Rechnungen", z. B. im Format XRechnung oder ZUGFeRD) in Deutschland für inländische B2B-Umsätze verpflichtend. Dies betrifft grundsätzlich alle Unternehmen, jedoch gibt es einige Ausnahmen und Übergangsregelungen zur Vereinfachung der Einführung:

Empfangspflicht:
- Alle inländischen Unternehmen müssen ab 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die E-Rechnung hat nun Vorrang.
→ Was bedeutet "empfangen können"?
→ Welche E-Rechnungen muss man empfangen können?
Ausstellungspflicht:
- Ab 1. Januar 2025 können (im Sinne von dürfen) alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, auch ohne Zustimmung des Kunden.
- Papierrechnungen dürfen bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin versendet werden. In 2027 ist das dann nur noch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800TEUR gestattet.
- Ab 2028 ist die Papierrechnung im B2B-Geschäftsverkehr nicht mehr zulässig. Eine PDF-Rechnung ohne strukturierte Daten gilt als Papierrechnung ("sonstige Rechnungen").
Ausnahmen:
- Kleinunternehmer (nach § 19 Umsatzsteuergesetz) sind seit dem Start der neuen E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze von der Ausstellung von E-Rechnungen befreit, müssen diese aber weiterhin empfangen und verarbeiten können.
  → Wer gilt als Kleinunternehmer?
- Kleinstbetragrechnungen bis 250 Euro Bruttobetrag, sind nach § 33 UStDV von der Pllicht zur E-Rechnung befreit.
- Für Barkäufe gilt keine Ausnahme. Übersteigen sie 250 EUR brutto, so muss zu einem Kassenbeleg eine E-Rechnung nachgereicht werden.
- Juristische Personen, die nicht unternehmerisch tätig sind, etwa viele Vereine oder staatliche Einrichtungen, sind befreit. Das gilt auch für Leistungen an solche juristische Personen.

Zusammenfassend gilt also: Stand heute müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Rechnungen an andere Unternehmen (also nicht an Privatpersonen) grundsätzlich - von bestimmten Ausnahmefällen abgesehen - verpflichtend als elektronische Rechnungen übermittelt werden. Rechnungen an Privatpersonen können als E-Rechnungen übermittelt werden, allerdings ist dazu die Zustimmung des Empfängers vorher einzuholen. Für B2B-Transaktionen über 250EUR ist die E-Rechnung ab 2028 Pflicht.

Rechtliche Voraussetzungen für ZUGFeRD

Das Steuervereinfachungsgesetz von 2011 schuf die Grundlage für das ZUGFeRD-Format, indem es elektronische Rechnungen der Papierform gleichstellte (§ 14 UStG). Früher mussten Empfänger die Dokumentenechtheit durch digitale Zertifikate nachweisen; nun reichen innerbetriebliche Kontrollverfahren mit prüfbaren Bezügen zwischen Rechnung und Lieferung. Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen verpflichtet (s. oben), elektronische Rechnungen zu versenden (mit Ausnahmen) und schon seit Januar 2025 müssen diese empfangen werden können. Bei Geschäften mit Privatpersonen gibt es keine Pflicht zur E-Rechnung und die Zustimmung zur elektronischen Rechnungsstellung ist sogar vorab einzuholen.

Gemäß dem Wachstumschancengesetz (Artikel 23 des Wachstumschancengesetzes zur Änderung des Umsatzsteuergesetzes (UStG)) erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen. Sowohl ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) als auch XRechnung entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und ermöglichen die automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten.

Das ZUGFeRD-Format

ZUGFeRD bettet maschinenlesbares UN/CEFACT-XML in ein normal vom Menschen, mit einem Anzeigeprogramm lesbare PDF-Datei ein. Wobei "einbetten" heißt, dass mehrere Dateien zu einem hybriden File verbunden werden - ähnlich einem E-Mail Anhang. Das Ergebnis ist ist eine zunächst einmal ganz gewöhnlich erscheinende PDF-Datei, die mit jedem PDF-Viewer angesehen werden kann. Einige Viewer zeigen dann aber auch noch die Anhänge - ein weniger bekanntes Feature von PDF, das es ermögich, weitere Dateien einer PDF-Datei hinzuzufügen, oder eben "einzubetten". In der Regel wird dies genutzt, um Schriftarten, die im Hauptdokument verwendet werden, zur korrekten Darstellung mit der Datei zur Verfügung zu stellen. Im ZUGFeRD-Format nutzt man diese Funktion, um alternative Darstelungsformen der normal lesbaren Rechnung mitzuschicken. Im Fall der E-Rechnung ist das eine XML-Representation - also maschinenlesbares UN/CEFACT-XML mit standardisierten Datenfeldern für übliche Rechnungsinformationen. Dieses Format folgt der Richtlinie EU/2014/55 und dem Standard EN16931.

Die aktuelle Version des ZUGFeRD-Rechnungsformats definiert 6 verschiedene Profile: Minimum, Basic WL, Basic, EN 16931, Extended und XRechnung. Jedes Profil erlaubt einen unterschiedlichen Informationsgrad mittels ZUGFeRD-XML. Aktuell erfüllen nur die Profile "Basic" (nicht zu verwechseln mit Basic WL), "EN 16931" (ehemals "Comfort"), "Extended" und "XRechnung" vollständig die Vorgaben der EU-Norm 16931 und werden in Deutschland umsatzsteuerlich als gültige Rechnungen anerkannt.
→ Was sind Factur-X Datenprofile?

Auch wenn es so scheint, so ist dieses neue E-Rechnungsformat (noch) nicht EU-weit harmonisiert und ZUGFeRD ein deutsches Eigengewächs. Einige Versionen von ZUGFeRD sind allerdings zumindest mit dem in Frankreich genutzten offenen E-Rechnungsformat "Factur-X" identisch und folgen der gemeinsamen Richtlinie EU/2014/55 und dem Standard EN16931. Neuere Ergänzungen des E-Rechnungs-Standards werden nun auch direkt mit dem französischen FNFE-MPE erarbeitet und man arbeitet gemeinsam auf eine höhere internationale Akzeptanz von der sog. "XRechnung" hin.

Häufige Fragen und Antworten zu unserer E‑Rechnungs-Generator Webanwendung (FAQ)

Im Folgenden haben wir wesentliche Informationen und Antworten zu unserem kostenfreien ZUGFeRD Online-generator und Validator, mit denen du E‑Rechnungen gemäß EN 16931 erstellen und prüfen kannst, zusammengestellt:

Ist es generell kostenfrei möglich, E‑Rechnungen im Internet zu erstellen?

Ja - du hast einige Möglichkeiten, E‑Rechnungen direkt online zu generieren. Eine davon ist unser ZUGFeRD Generator, der dir dabei hilft. Und anders als viele andere Lösungen kann unsere Web-App ganz ohne Registrierung, Angabe einer E-Mail-Adresse oder zusätzliche Softwareinstallationen verwendet werden.

Erfordert die Nutzung der Webanwendung eine bestehende Kundenbeziehung?

Überhaupt nicht. Du gehst dadurch auch keine Kundenbeziehung mit uns ein. Das Angebot steht allen Selbstständigen, Gewerbetreibenden oder interessierten Privatpersonen offen. Es soll den Arbeitsalltag erleichtern und möglichst vielen Betrieben ermöglichen, die rechtlichen Vorgaben umzusetzen. Denn je nach Art der Buchführungs-Workflows werden nicht unbedingt die nötigen Programme zum Erstellen von ZUGFeRD oder XRechnungen in jedem Betrieb genutzt.

Muss ich separate Generatoren für XRechnung oder ZUGFeRD nutzen?

Nicht mit unserer Web-App. Nach Eingabe deiner Daten erzeugt die Web-App automatisch eine XRechnung und/oder eine ZUGFeRD-Rechnung. Gleiches gilt für den ZUGFeRD Validator. Einfach im Browser aufrufen und los geht's.

Gibt es eine Begrenzung bei der Nutzung der App?

Du kannst die App beliebig oft einsetzen. Falls du jedoch regelmäßig E‑Rechnungen ausstellen oder prüfen musst, empfehlen wir dir den Wechsel in eine umfassendere Buchhaltungssoftware. Frage dazu deinen Steuerberater oder Buchhalter.

Ist eine mit der App erstellte E‑Rechnung eine vollständig GoBD-konforme Rechnung?

Zunächst mal sind E‑Rechnungen wie alle Geschäftsdokumente nach den Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff zu behandeln. Das beschreibt die sog. GoBD und gilt eben auch für elektronische Aufzeichnungen - ob mit unserer App erstellt oder mit anderen Tools. Allerdings ist eine E-Rechnung an sich noch kein Garant für die Einhaltung z.B. zur Unveränderbarkeit. Diese Vorgaben musst du auf deiner Seite umsetzen bzw. erfüllen.

Viele weitere Antworten zur E-Rechnung oder ZUGFeRD findest du auf unserer ZUGFeRD Hilfe Seite.